ビジネスメールは、対面の会話と同じく「相手への敬意」が基本です。書き方のマナーを押さえることで、用件が正確に伝わり、相手との信頼関係も築きやすくなります。
件名は用件がひと目でわかるように書きます。「【ご依頼】」「【お詫び】」「【ご報告】」などのタグを先頭に付け、その後に具体的な用件を書くと、相手が優先度を判断しやすくなります。件名だけで用件が完結するのが理想です。
書き出しは「いつもお世話になっております。」が基本です。初めての相手や目上の方には「平素より大変お世話になっております。」と丁寧に書きましょう。時候の挨拶を入れる場合は、実際の季節に合ったものを選びます。
本文は結論から書きます。ビジネスメールでは相手の時間を奪わないことが大切です。「〜の件でご連絡しました。」「〜をお願いしたくメールしました。」と、最初に用件を伝えましょう。
依頼やお詫びのメールでは、相手に何をしてほしいのかを具体的に書きます。「お手数ですが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」と一言添えると、押し付けがましさが和らぎます。
結びは「よろしくお願いいたします。」が基本です。より丁寧な相手には「何卒よろしくお願い申し上げます。」と書きましょう。最後に自分の所属と氏名を署名として記載します。
敬語で迷ったら、過剰敬語（二重敬語）に注意してください。「させていただく」の多用や「お〜申し上げます」の連続は不自然です。シンプルで正しい敬語を心がけましょう。
送信前には、宛先・件名・本文・添付ファイルの有無を必ず確認します。特に宛先の間違いや添付忘れは、ビジネス上のトラブルになりやすいので注意が必要です。
もじラボの「ビジネスメール雛形生成ツール」を使えば、シーンに合った文面を簡単に作成できます。ぜひご活用ください。