退職の挨拶メールは、タイミングと順番を守ることが大切です。流れを間違えると、トラブルや気まずさの原因になることもあります。
まず最初に、直属の上司に退職の意思を個別で伝えます。メールではなく、対面または電話で伝えるのが基本です。退職日や退職理由（一身上の都合・定年など）をこの時点で確定させます。
上司に伝えた後、退職日の2週間〜1か月前を目安に、直属の上司宛てに退職の挨拶メールを送ります。感謝の気持ちと引き継ぎへの協力を述べましょう。
その後、社内の関係者（同僚・他部署）に一斉メールで挨拶します。宛先はBCCに設定し、他の受信者のアドレスが見えないようにするのがマナーです。
取引先には、担当していた業務の関係者に個別に挨拶メールを送ります。退職日と後任者の連絡先を必ず記載し、今後も変わらぬお付き合いをお願いしましょう。
退職日当日〜直後に、お世話になった相手に改めてお礼のメールを送ると丁寧です。ただし、退職後に会社のメールアドレスは使えなくなるため、個人的な連絡を続けたい相手には個人の連絡先を伝えておきましょう。
挨拶状（はがき）を出す場合は、退職が決まってから速やかに、遅くとも退職日の1か月前までに届くように手配します。はがきの書式（拝啓〜敬具）を守ると、より丁寧な印象になります。
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